会議の進め方と段取り

たぶん想像ですが多くの会議は個人毎の発表会の会場になっていたり、責任者の演説会になっていたり酷いときには営業マン個人の追求の場所になってしまって、わざわざ全員の見ている前で個人責任追及のつるし上げ会なんて光景も珍しくないので有りまして、一昔前でしたら情報伝達の手段が少なかったですから会議の場は情報伝達と共有の場的な意味合いも有ったのかもしれませんが、どうも時間の無駄みたいな会議も少なくないのでは無いでしょか？

例えば営業マンが出席する販売会議で、個人別に成績を発表して個別に責任者が質問と追求を行う場であれば、仮に一人当たりの時間が１０分であっても参加人数によっては平気で１時間を消費してしまうのでありますね？

もちろんこれが参加者全員からのアドバイスが出るようであれば、会議の時間も無駄ではなくなりますし仮に発言者が責任者と該当する営業マンだけであっても、とても具体的かつ的確なアドバイスの形であれば決して無駄な時間にはならないのですけど、単なる叱責の場所であれば他の参加者は延々と無駄な時間を過ごすことになるのでありまして、それでしたら個別に面談でもした方がよほど効率的ですよね。

ですから先ず会議ってのは何のために全員が集まって時間を過ごすのかから考える必要がある会社もあると思いますが、情報の共有なのかアイデアを持ち寄るのか問題点を議論するのか、今後の方針を決定するのかこの辺りを参会者が理解していませんと、無駄な会議になってしまうのではないかと考えます。

目的がはっきりしましたらやはり最低でも３日前には当日に必要な資料ですとか議事次第などは参加者に配布しておくことをおすすめ致します。

これはよくある光景ですが、会議の開始と同時に各種資料が配られまして参加者は資料に目を通しつつ、誰かの発言を聞いているなんてことはよく有りますし、なにせ会議当日に資料など配られましても細かい部分まで目を通したり出来ませんし、事前に分かったいればまともな質問や意見も言えるのに、急に最初に資料を配られて理解してってのは時間的に余裕がありませんからね？

まぁこのあたりは事前に資料を配ってしまいますと誤解を産んでしまうとか、余り細かい部分まで突っ込まれると困るとか、やっぱり言葉で補足しないと真意が伝わらない恐れがあるとか色々理由はあると思いますけど、まともな会議にするのでしたらやっぱり資料と議事進行表は事前に配っておくのが正解ですよね。

それに事前に資料を配ったら会議をやる意味が無くなってしまうって事でしたら、そんな会議は中止にしてしまえば良いと思うのです。