悪い会議の進め方

さて企業の業務効率化の一つに効率的にちゃんとした会議を行うって事が御座いますが、業務の効率化を行いましょうって事でその為に開いた対策会議が非効率この上ないって事になりましたら洒落にもならないのですが、今回のコラムでは悪い会議の進め方について書いて見ようと思います。

さてその悪い会議の進め方についてはもう版でついたように何処も同じ事を言われて居ますので、それらについて個別に考えて見たいと思います。

■目的がはっきりしない、又は無い?会議

最近どうも売り上げがぱっとしないし業務もマンネリ化しているので一丁会議でも開くって事で全員の招集なんて事は無いと思いますが、まあ結構それに近いものはあるようなのでして、毎月やっている定例会議だから何となくやっているって場合は非常に多いと思いますし、例えばものは試しに会議の冒頭に突然参会者全員に”本日の会議の目的は?”ってアンケートを取りましたら、たぶんばらばらの答えが返ってくるのではないでしょうか?

■だらだらと長い

まあ最初から目的がはっきりしない会議であれば長くなるだろうと思いますし、社内のコミュニケーションを高めるだなどと曖昧でよく分からない事が目的で、一番の内容が全員揃って昼飯を食うとか会議が終わってからの懇親会が目的になっていて、まだ予約した時間には早いのでもう少し会議を続けるとか、もう懇親会の時間が迫ってきているので会議をこの辺で打ち切るなんて事も中には有るのでは無いでしょうか?

■結論が出ない、又は出さない

えっと今日の会議では皆さんの意見を伺いまして・・で終わりで結論を出さないなんてのは悪い会議の見本のようなものなのだそうですね。
何が何でも無理矢理でも結論を出す会議ってのもどうかとは思いますが、事前に会議の目的を参加者全員に通知しておきまして、必要な資料や場合によっては事前に意見の集約を行っておきましたら、会議当日は目的のはっきりした状態でその結論を出す事に集中できますよね。

とまあ悪い会議の進め方の大きな所は以上のような項目になると思いますが、業績が悪化してくるとやたらと会議が多くなってしまって、さらに業績悪化に拍車がかかってしまったり、そもそも経営者の考え次第で全ての行動が決まってしまう企業の場合ですと、単なる報告会や発表会でしか無く会議の体をなしていなかったり、単に責任の所在が分散してしまうだけの会議であったり、普段から会議への出席が多い人もいらっしゃると思いますが、そう簡単な事では無いですよね。